Kaufmann/-frau für Büromanagement

Was Sie im Alltag tun

Kaufleute für Büromanagement arbeiten in Unternehmen fast aller Branchen, in der öffentlichen Verwaltung und in Verbänden. Der Arbeitsplatz ist meist ein Büro mit Bildschirm und Telefon. Wie Ihr Tag aussieht, hängt stark vom Betrieb ab. In einem kleinen Betrieb erledigen Sie vieles nebeneinander: Post, Rechnungen, Bestellungen, Termine. In einem großen Unternehmen sind Sie oft auf einen Bereich spezialisiert, etwa Einkauf, Personal oder Auftragsbearbeitung. Im öffentlichen Dienst helfen Sie zum Beispiel Bürgerinnen und Bürgern bei Anträgen und klären Zuständigkeiten.

Ein großer Teil der Arbeit ist Abstimmung: Sie beantworten Anfragen, koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und sorgen dafür, dass Informationen am richtigen Ort ankommen. Das ist selten spektakulär, aber ohne diese Arbeit läuft in einem Betrieb wenig.

Was Sie in der Umschulung lernen

Grundlage ist die Ausbildungsverordnung vom 25. Februar 2025. Sie gilt für Ausbildungen ab dem 1. August 2025 und hat die Verordnung von 2013 abgelöst. Eine Umschulung in einen anerkannten Ausbildungsberuf muss sich nach dem Berufsbild, dem Ausbildungsrahmenplan und den Prüfungsanforderungen dieser Verordnung richten (§ 60 Berufsbildungsgesetz). Sie lernen also dasselbe wie Auszubildende, nur in kürzerer Zeit.

Die Inhalte sind in zwei Blöcke gegliedert:

• Gemeinsamer Kern für alle: Informationen beschaffen und ablegen, mit Text- und Tabellenprogrammen arbeiten, Büroabläufe organisieren, Termine und Besprechungen koordinieren, Kundenbeziehungen gestalten und Aufträge bearbeiten.
• Zwei Wahlqualifikationen: Aus zehn Möglichkeiten werden zwei ausgewählt und im Vertrag festgelegt. Für jede sind etwa fünf Monate vorgesehen. Die Themen reichen von Auftragssteuerung, kaufmännischer Steuerung und Kontrolle, Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb, Personalwirtschaft und Assistenz bis zu Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungen. Zwei Wahlqualifikationen sind auf die öffentliche Verwaltung zugeschnitten, darunter „Haushaltsmittel planen und bewirtschaften“.

Die Wahl der beiden Wahlqualifikationen ist wichtig. Sie bestimmt, worüber Sie in der Prüfung sprechen und wofür Sie sich danach bewerben. Fragen Sie vor dem Start, welche Wahlqualifikationen in der Umschulung angeboten werden und ob das Praktikum dazu passt.

So läuft die Prüfung

Die Abschlussprüfung ist „gestreckt“. Sie besteht aus zwei Teilen, die zeitlich auseinanderliegen. Beide zählen für die Endnote. Der Aufbau ist mit der neuen Verordnung gleich geblieben.

• Teil 1 – Informationstechnisches Büromanagement (25 %): 120 Minuten am Computer. Sie bearbeiten eine praxisnahe Aufgabe zu Büro- und Beschaffungsabläufen und zeigen, dass Sie mit Text- und Tabellenprogrammen recherchieren, dokumentieren und rechnen können.
• Teil 2 – Kundenbeziehungsprozesse (30 %): 150 Minuten schriftlich.
• Teil 2 – Fachaufgabe in der Wahlqualifikation (35 %): ein fallbezogenes Fachgespräch von höchstens 20 Minuten zu einer Ihrer beiden Wahlqualifikationen. Grundlage ist entweder ein Report von höchstens drei Seiten über Aufgaben, die Sie im Betrieb erledigt haben, oder eine Aufgabe, die der Prüfungsausschuss stellt.
• Teil 2 – Wirtschafts- und Sozialkunde (10 %): 60 Minuten schriftlich.

Bestanden haben Sie, wenn das Gesamtergebnis und das Ergebnis von Teil 2 mindestens „ausreichend“ sind, mindestens zwei Bereiche von Teil 2 „ausreichend“ sind und kein Bereich von Teil 2 „ungenügend“ ist. Fehlt in „Kundenbeziehungsprozesse“ oder „Wirtschafts- und Sozialkunde“ wenig zum Bestehen, können Sie eine mündliche Ergänzungsprüfung von etwa 15 Minuten beantragen.

Wichtig: Teil 1 können Sie nicht einzeln wiederholen. Das Ergebnis bleibt und zählt mit einem Viertel. Teil 1 kommt in einer verkürzten Umschulung früh. Nehmen Sie ihn deshalb von Anfang an ernst.

Was Sie mitbringen sollten – und was schwierig sein kann

Sie sollten gern am Computer arbeiten, und zwar viele Stunden am Tag. Sie brauchen sicheres Deutsch in Wort und Schrift, denn Sie schreiben E-Mails und Briefe und sprechen mit Kundschaft. Grundrechnen, Prozente und Dreisatz sollten sitzen.

Anspruchsvoll sind in der Umschulung vor allem drei Dinge:

• Das Tempo. Der Stoff einer dreijährigen Ausbildung wird in deutlich kürzerer Zeit vermittelt. Wer länger nicht gelernt hat, muss sich erst wieder an regelmäßiges Lernen gewöhnen.
• Rechnungswesen und Wirtschaftskunde. Buchungen, Kalkulation und Rechtsfragen sind für viele neu und brauchen Übung.
• Das Fachgespräch. Hier zählt, dass Sie erklären können, was Sie im Betrieb getan haben und warum. Ein Praktikum, in dem Sie nur kopieren und ablegen, hilft dabei wenig.

Verdienst und Arbeitsmarkt

Was in diesem Beruf gezahlt wird, zeigt der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, auch getrennt nach Bundesland, Alter und Geschlecht. Die Werte dort gelten für alle Beschäftigten im Beruf, auch für langjährige.

Büroberufe gibt es in fast jeder Branche und in der Verwaltung. Das erweitert die Auswahl, wenn Sie eine Stelle in der Nähe suchen. Wie gut Ihre Chancen sind, besprechen Sie am besten mit Ihrer Beratungsfachkraft bei der Agentur für Arbeit oder im Jobcenter. Die kennt die Lage vor Ort.

Häufige Fragen

Warum dauert die Umschulung kürzer als die Ausbildung?

Die Ausbildung dauert drei Jahre. Damit eine Umschulung in Vollzeit gefördert werden kann, muss sie nach § 180 SGB III in der Regel um mindestens ein Drittel kürzer sein als die Ausbildung. Ausnahmen gibt es, wenn wegen Ihrer Eignung oder Ihrer persönlichen Lage nur die volle Dauer Erfolg verspricht. In Teilzeit dauert eine Umschulung länger, bis zu 36 Monate.

Ist die Prüfung dieselbe wie in der Ausbildung?

Ja. Die Umschulung richtet sich nach den Prüfungsanforderungen der Ausbildungsverordnung. Sie legen dieselbe Abschlussprüfung ab wie Auszubildende und erhalten denselben Abschluss.

Was passiert, wenn ich durchfalle?

Sie können die Abschlussprüfung zweimal wiederholen (§ 37 Berufsbildungsgesetz). Teil 1 allein lässt sich nicht wiederholen, nur die Prüfung als Ganzes, wenn sie nicht bestanden ist. Ob und wie lange die Förderung in diesem Fall weiterläuft, klären Sie mit Ihrer Agentur für Arbeit oder Ihrem Jobcenter.

Quellen

• Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement (BüroMKfAusbV) vom 25.02.2025, gesetze-im-internet.de, recherchiert am 14.10.2026
• Bundesgesetzblatt 2025 I Nr. 62 (Verordnung als PDF), Bundesinstitut für Berufsbildung, recherchiert am 14.10.2026
• Kaufmann/-frau für Büromanagement – Prüfungen, IHK Pfalz, recherchiert am 14.10.2026
• Kaufmann/-frau für Büromanagement (ab 01.08.2025), IHK für Oberfranken Bayreuth, recherchiert am 14.10.2026
• § 180 SGB III – Ergänzende Anforderungen an Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung, recherchiert am 14.10.2026
• § 60 BBiG – Umschulung für einen anerkannten Ausbildungsberuf und § 37 BBiG – Abschlussprüfung, recherchiert am 14.10.2026
• Entgeltatlas: Kaufmann/-frau – Büromanagement, Bundesagentur für Arbeit, recherchiert am 14.10.2026